Was ist eine E-Mail-Adresse?
Eine E-Mail-Adresse bezeichnet ein Postfach oder ein Zustellziel, meist in der Form lokaler-Teil@Domain. Den Teil vor dem At-Zeichen wertet der E-Mail-Anbieter aus; die Domain dahinter wird über DNS aufgelöst. Eine Adresse kann formal gültig sein und trotzdem keine E-Mails empfangen, wenn ihre Domain oder ihr Postfach nicht eingerichtet ist.
Bestandteile einer Adresse
Der lokale Teil kann Buchstaben, Ziffern und bestimmte Satzzeichen enthalten, Anbieter setzen jedoch eigene Einschränkungen. Manche Systeme unterscheiden im lokalen Teil theoretisch zwischen Groß- und Kleinschreibung, die meisten Dienste für Privatkunden tun das nicht. Gehen Sie nicht davon aus, dass Punkte oder Pluszeichen ignoriert werden: Dieses Verhalten gehört zu einem bestimmten Anbieter, nicht zu allen E-Mail-Adressen. Die Domain kann internationalisierte Zeichen enthalten, die für die Verwendung im DNS kodiert werden.
Ein Anzeigename wie „Support-Team“ ist von der eigentlichen Adresse getrennt. Prüfen Sie vor dem Antworten oder dem Senden sensibler Informationen die Adresse selbst. Ähnlich aussehende Buchstaben und Domains können Leser täuschen, selbst wenn der sichtbare Name vertraut wirkt.
Wie eine Nachricht zugestellt wird
Ein sendender Mailserver fragt die MX-Einträge der Empfängerdomain ab und versucht, an einen geeigneten empfangenden Server zuzustellen. Ein MX-Ziel wird normalerweise über einen eigenen A- oder AAAA-Eintrag in eine Adresse aufgelöst. Der empfangende Dienst entscheidet dann, ob das Postfach oder der Alias existiert und ob er die Nachricht annimmt. DNS allein kann nicht bestätigen, dass eine bestimmte Person die Adresse kontrolliert.
Die Zustellung kann scheitern, weil die Domain keine nutzbare Mail-Konfiguration hat, das Postfach voll ist, ein Filter die Nachricht ablehnt oder der empfangende Server nicht erreichbar ist. Ein erfolgreiches Senden in einer App bedeutet nur, dass die App die Nachricht an ihren Server übergeben hat; die Zustellung in den Posteingang des Empfängers ist damit nicht garantiert. Bewahren Sie die zurückgegebene Fehlermeldung oder Unzustellbarkeitsnachricht für die Diagnose auf. Eine Adresse können Sie mit der E-Mail-Adressprüfung von 2IP testen; das Ergebnis kann nicht belegen, dass ein Postfach einer bestimmten Person gehört.
Aliasse und Kontosicherheit
Ein Alias leitet E-Mails an ein anderes Postfach weiter, während eine Wegwerfadresse nach kurzer Zeit ablaufen kann. Keines von beiden macht den Absender automatisch anonym: Anbieter und Nachrichten können identifizierende Daten enthalten. Verwenden Sie separate Aliasse, wenn Sie Abonnements verwalten möchten, prüfen Sie aber, ob der Dienst den Empfang von Bestätigungsnachrichten und Passwortzurücksetzungen unterstützt.
Schützen Sie das Hauptpostfach mit einem Passwort, das Sie nirgendwo sonst verwenden, und, wo verfügbar, mit Mehrfaktor-Authentifizierung. Der Wiederherstellungszugang ist wichtig, weil viele andere Konten von der E-Mail abhängen. Seien Sie vorsichtig bei unerwarteten Anhängen und Links und überprüfen Sie Anfragen nach Zugangsdaten über einen bekannten Kanal. Einträge zur E-Mail-Authentifizierung wie SPF, DKIM und DMARC helfen Domains, Versandrichtlinien festzulegen und zu prüfen, machen aber nicht jede Nachricht vertrauenswürdig.
Eine Adresse prüfen
Prüfen Sie vor dem Senden die Schreibweise, vor allem die der Domain. Eine Syntaxprüfung kann nicht beweisen, dass ein Postfach existiert, und aufdringliche „Verifizierungsdienste“ können die Adresse an Dritte weitergeben. Bei einer Unternehmensdomain prüfen Sie ihren MX und die zugehörigen DNS-Einträge und senden eine Testnachricht über den normalen Mail-Dienst. Scheitert die Zustellung, grenzen Sie die Ursache mit dem Bounce-Code und den Protokollen des Anbieters ein.
Sichtbarer Absender und technischer Zustellweg
Das From-Feld nennt den Urheber und wird im Mailprogramm angezeigt; die Zustellung selbst hinterlässt weitere Spuren. Received, Envelope-Angaben und Authentication-Results helfen, den Weg und die Domainprüfungen nachzuvollziehen. Siehe E-Mail-Header sowie SPF, DKIM und DMARC.